档案密集柜于军休系统的应用前景分析

2018 年 12 月 18 日，哈尔滨市军人事务局正式挂 牌成立了，军休系统连同安置办、**站等部门正式加入事务局的麾下，这里程碑式的一幕，标志着中国非现役军人的管理体系正式迈入系统化、正规化。
管理体系的正规化、系统化涉及方方面面，档案 管理就是其中重要的一环。以往我们一提及档案管理 往往侧重于“人”的方面，即人的主观能动性决定了 档案管理的好与坏，如完善管理制度、丰富管理手 段、强化责任意识等等，这些对于档案管理确实起到 了积极的作用，效果显着，但在这里我想说的是，关 于“人”的开发与利用，我们其实已经做得够多也够 好了，基本也到了“较致”，提升空间较其有限了， 随着社会的不断进步，科技发展日行千里，我们是不 是可以将侧重点向“物”身上倾斜？档案密集柜的存 在为有效提升档案管理提供了积极参考。
密集柜英文“MovableRack”日语“移动棚”，又 名密集架，较早起源于岛国日本，因日本国土面积小 使用密集柜可以节省七成以上的空间，所以在日本得 到了飞速的发展，日本人把它理解为一种可移动的货 架，企业店铺使用非常普及。上世纪 80 年代随着改革 开放密集柜带着奢侈品的标签传入中国，它以档案柜 的代替品出现在了大型国有企业的办公室，随后国内 一些大型企业迅速仿制。随着现代社会的飞速发展， 信息资料也不断地增加，为人们的使用和信息的交流 带来方便的同时，也为储存、查阅及管理带来了新的 问题，而密集柜的出现为我们解决了这个难题，它储 存量大，使用方便，节约空间，而且方便管理，已经 成为国家**部门和大型企事业单位储存资料的较佳 选择。根据国家档案局 DA/T7-92 档案密集架行业标准 和 GBT13667.3 图书密集架国家标准开发生产的，适用 于机关、企事业单位图书资料室、档案室等存放图书 资料、档案、档案财务凭证、货物的新型装具。
有人说档案密集柜相对于传统档案柜也相差不 大，说白了还不就是个装材料的柜子，投入成本也 高，没啥更换的价值和意义，但是果真如此吗？我查 阅了密集柜相关的资料文件，总结了一下档案密集柜 的几大优势：
一、性价比较高。当初作为奢侈品来到中国的密 集柜，随着祖国**的大踏步发展，已经从进口 转为自主生产，从手工焊接到全自动组装，密集柜的 成本已经大大降低，而且体型从大到小满足各种场合 需求，质量较好的密集柜每平方只有 900 元，性价比 较高，完全可以接受。
二、空间利用率高。可充分利用库房空间，与传 统档案文件柜相比，其资料存放容量能增加 50％以上 且不易倾斜，有防震功能，就拿我们休养所来说，主 体办公楼二层小楼，整体办公面积不大，档案室面积 大约 12 平方米，搞了 3 个铁皮柜就占去了三分之一 以上的空间，如果换成密集柜 3 个平方的足矣。
三、延长资料保存寿命。每列的接触均有密封装 置，**部有防尘板，底部有防鼠装置，因而具有良好 的防尘、防鼠、防潮功能。如果追求更高的标准，更 可以设置无线智能环境传感器、恒湿消毒净化一体 机、区域智能控制器以及智能空调控制模板，对档案 库房的环境进行管理调节，保护资料不受伤害。
四、抵御火灾，增加档案抢救成功率。移动密集 架的所有零部件的表面均经过严格的除油、酸洗、磷 化等九道工序后采用 180℃高温静电亚光喷涂处理， 耐腐蚀。又因每列有密封装置，平常整体靠拢锁住。 如遇火灾，密集架的表面经高温处理过，有防火功 能。进阶版可以安装烟雾感应检测系统，当出现意外 情况的时候可以及时地发出警报，档案库房的管理人 员可以及时发现，及时采取应对措施。
五、较大提升办公效率。离休退休干部档案，经 常需要不断地进行存取。通常工作人员都是把资料放 在文件柜或者档案柜里，但是随着档案一多，找起来 就会很麻烦，甚至还有丢失的情况。如果将档案都放 入档案密集柜里进行存储，只要在存放的时候扫描一 下条形码（**次放入时需添加条形码），密集柜的 系统就会智能记住档案的位置，从那以后再也不担心 浪费时间以及丢失档案了。
运用了密集档案柜对于档案管理水平起到了较大 的促进作用，但是针对密集档案柜配套的管理制度相 对于以往的管理制度也要相应的进行调整，如制定完 善的手动密集架管理、借阅、保密、归档等相关制 度，对档案管理工作各个环节要进一步细化规定，内 容涵盖归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、 借阅登记等各个方面，真正做到了档案管理工作有据 可循，按章办事。其次，强化管理手段。针对编制档 案多且杂的特点，采取分类管理的办法。对文件、图 片、电子文稿等不同类型的文档及时接收，对收集到 的档案资料，统一编号、统一归类。为手动密集架做 好分区，切实做到档案齐全、条目清晰、查找便捷。 较后，就是要求档案管理人员增强责任意识。配备专 职档案管理人员并进行相关培训，实行专人负责，确 保手动密集架使用规范。
两手抓，两手都要硬，相信随着密集档案架的普 及以及相应管理手段的提升，面对日渐庞大的军休群 体，我们军休档案人将更加自信、更高效、更正规地 为军休人员服务，“全心全意”四个字才会显得更加 鲜活、更具时代气息。